Tutorial  -  Como enviar Orçamento e Recibos por email 
 

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O software OFC - OFICINA MECÂNICA partir da versão 4.03 permite que orçamentos e recibos sejam enviados por email de forma simples e prática.

Para isto basta ter uma conta de email ( BOL, IG, ITELEFONICA, TERRA) para que se possa utilizar o serviço. Para configuração, o mais fácil é o email do BOL, então de preferência a este.

Então mãos a obra!


Lembrando que este tutorial aplica-se  para os seguintes softwares:

OFC OFICINA MECÂNICA a partir da versão 4.03

CADASTRANDO SUA CONTA DE EMAIL NO OFC
 

No menu principal, entre na opção como exibe a figura abaixo
 

 

Na próxima tela, será onde as contas do(s) email(s) da loja serão cadastrados

1 -  Nesta coluna PADRÃO se alguma conta estiver assinalada com um ' X ' ela será automaticamente utilizada no momento de envio do email, não exibindo esta janela de escolha.
2 -  Usuário de email cadastrado.
3 -  F4 e F5 permitem que para cada conta de email, seja criado um cabeçalho e um rodapé. Por exemplo, se tiver uma conta de email no BOL orçamento@bol.com.br  tanto o cabeçalho como rodapé podem conter textos relacionados a orçamentos, como produtos em promoções, condições de pagamento e etc.
4 -  Assunto padrão permite definir um assunto que será exibido toda vez que esta conta for solicitada. Este assunto no momento do envio poderá ser alterado conforme a necessidade.

Para cadastrar uma conta tecle 1 ou INS (INSERT) como indicado abaixo:

A tela de CONTAS DE EMAILS será exibida.

1 - Local onde defini-se o assunto padrão.
2 - Arquivo de Logomarca, permite que coloque no topo do email uma logomarca, o nome do arquivo tem que ter no máximo  8 caracteres já contando a extensão. Pode ser GIF ou JPG. Não crie uma imagem de logomarca grande isso causará demora no envio dos documentos.
3 - Tamanho da fonte do corpo do email, por padrão o tamanho é 2 e pode ser aumentado até 5.
4 - Servidor SMTP: este servidor é informado pelos provedores no momento que se cria o email. Para facilitar o OFC já tem os do BOL, IG, ITELEFONICA e TERRA, para selecionar um deles, use ê
5 - Conta: informe seu email completo.
6 - Usuario: informe tudo que tiver no seu email antes do símbolo @
7 - Senha: sua senha que usa para acessar seu email. Importante, não deve ser maior que 20 caracteres.

Se tiver alguma dúvida, use o F1=Ajuda para saber como preencher os campos.

Na imagem acima já exibe a conta cadastrada no OFC. Agora estamos prontos para enviar nosso ORÇAMENTO por email, para isto acesse a opção 1.Orçamento-> 1.Entrada de Veículo

Preencha o ORÇAMENTO normalmente. Aqui vale a dica, se não quiser gravar o ORÇAMENTO, porem deseja imprimi-lo ou envia-lo por email, tecle CTRL+P

O OFC exibe a janela de escolha para IMPRIMIR ou ENVIAR POR EMAIL, escolha esta última.

Antes, o OFC exibirá o ORÇAMENTO na tela como exibido abaixo

Tecle F2 para ENVIAR POR EMAIL.

A próxima tela aparecerá caso não tenha nenhuma conta definida como padrão

1 - Janela onde se seleciona a conta a ser utilizada para este envio
2 - Selecionando a conta desejada
3 - Escolhendo a conta selecionada
 

A tela a seguir, mostra como o email será enviado e para quem será enviado

1 - Exibe para quem vai o email. O OFC tenta localizar o email conforme o cliente que esta no orçamento, mais você poderá indicar outro email apagando o que esta digitado e apertando  ê  OU digitando um nome de email. Se o campo Para não tiver preenchido a operação não prossegue.

2 - Observações exclusivamente para o cliente deste email, tipo forma de pagamento proposto, condições de pagamento.

3 - Na mensagem de envio, aperte o 1=ENVIAR E-MAIL...   

Uma mensagem será apresentada caso tenha sucesso no envio ou uma listagem do provável erro será exibida.

IMPORTANTE: sempre verifique se o endereço de email do cliente esta correto, se tiver errado, o sistema pode emitir um aviso de sucesso, pois o sistema não checa se o email existe ou não, ele apenas transmite para o servidor SMTP, que fará as verificações e retornar os erros cabíveis no seu email.

D I C A

Caso precise reenviar um orçamento por email basta ir onde o orçamento se encontra ( ORDENS PENDENTES ou HISTÓRICO ) e usar a função F6 = IMPRIMIR que dará acesso ao processo de envio.

Até a próxima!